A válságkommunikációs terv meglétét kötelezővé kellene tenni, mint például a tűzvédelmi tervet vagy házipénztár kezelési szabályzatot, hiszen nagyon hasznos segítséget ad egy valós válsághelyzet esetén. Ennek ellenére a magyar cégek töredékénél van válságkommunikációs terv. Nézzük, hogyan készítsünk válságkommunikációs tervet!

Ha voltunk már abban a helyzetben, hogy derült égből villámcsapásként kellett kezelnünk egy kellemetlen helyzetet, amelynek során ráadásul átéltük, hogy feleslegesen sérült a vállalatunk reputációja, nem fogunk kételkedni többet a terv szükségességében.

A válságkommunikációs terv készítésének munkafolyamata

A tervkészítés döcögős rutin egy csomó cégnél: végtelen egyeztetések és számos kidobottnak tűnő munkaóra  kerül bele a tervkészítési folyamat során egy-egy tervbe, ráadásul a napi fontosnak tűnő, azonnali feladatoktól vonja el a kollégákat. A válságkommunikációs terv egy olyan vezérfonal, mely hatékonyan segíti a válságkommunikáció folyamatát. Mivel minden kommunikációs válsághelyzet más és más, képtelenség kidolgozni minden lehetséges veszélyhelyzetre vonatkozóan. Általában érdemes egy konkrét válságszituációra kidolgozni (pl. egy gyártóüzemnek a termékvisszahívás kommunikációjára).

Nem elég nekünk tudni, hogy szükségünk van egy tervre, meg kell győzzük a főnökünket, munkatársainkat is erről. Érdemes egy-egy vezetőségi értekezleten felvetni néhány kérdést:

• Mennyi időbe telne, hogy a teljes vezetőség egy szombat délutáni riasztás esetén a telephelyre érkezzen?
• Válság esetén hogyan és mennyi időn belül tudunk kapcsolatba lépni az egyes érdekcsoportokkal (pl. beszállítókkal, TOP 10% üzleti partnerrel, konkurens cégek ügyvezetőivel?

Vajon tudnánk-e azonnal reagálni egy éles kommunikációs válsághelyzetben?!

A válságkommunikációs terv létrehozásába minden szakterület képviselőjét be kell vonni.  A kríziskommunikációs terv készítésében külsős szakértő bevonható, de a belsős munkatársak együttműködése nélkül nem lehetséges használható  és valós segítséget nyújtó tervet készíteni. Sose feledjük, a terv akkor lesz működőképes és működtethető, ha maguk az érintettek hozzák létre.

---